Paperless es una iniciativa que busca disminuir el consumo de papel por medio de procesos digitales que suponen una menor impresión de documentos al trabajar de manera digital.
De acuerdo con una encuesta realizada sobre la conciencia ambiental, a cargo del Banco Europeo de Inversiones, el 70% de los europeos, 67% de estadounidenses y el 95% de los procedentes de china están de acuerdo con aplicar procedimientos de trabajo más estrictos para detener el cambio climático.
Pero, uno de los desafíos más importantes es el consumo de papel, el cual emplea 115 mil millones de hojas en las oficinas del mundo. El promedio anual por individuo es de 48 kilogramos, por lo que implementar Paperless es esencial para colaborar con el medio ambiente.
A continuación, se muestran más detalles sobre cómo la iniciativa Paperless mejorará el medioambiente y los requisitos básicos que implica su implementación en una empresa.
¿De qué trata el modelo Paperless?
Las oficinas sin papel ahora pueden ser una realidad, sin informes, documentos o archivos. Esto es lo que el modelo Paperless le ofrece al mundo y muchas empresas ya han comenzado a implementarlo. Se trata de hacer que las oficinas sean entornos virtuales que no empleen hojas de papel, haciéndola más sostenibles.
Esta iniciativa ecofriendly es necesaria para detener el consumo masivo de papel que genera desperdicios año a año.
Naturgy Paperless es parte de esta iniciativa, un grupo multinacional, pionero en la generación de electricidad, comercialización de gas natural y gestión del sector energético. Entre sus soluciones sostenibles está el impulso de esta iniciativa para volver al mundo más sustentable. La manera de hacerlo es por medio de sus recibos de pago de servicios digitales, disminuyendo el consumo de papel en hogares, industrias y negocios.
De hecho, es posible pedir un recibo de gas en digital y disminuir el impacto en el medioambiente, al mismo tiempo que se puede consultar la información de forma digital en cualquier lugar y momento.
Ventajas de la iniciativa Paperless
Si es posible disminuir la cantidad de papel que se utiliza en el ambiente laboral, el medioambiente se verá agradecido con las empresas. Igualmente, la inversión en impresión de documentos para su almacenamiento es menor. Estas son apenas tres de las múltiples ventajas que el modelo Paperless tiene para ofrecer:
● Facilidad para corregir errores: al contar con un formato digital, es más sencillo hacer modificaciones al documento, sin agregar costos extras.
● Más accesibilidad a la información: solamente es necesario un ordenador o dispositivo inteligente con los permisos de acceso adecuados para ver información clave y en remoto.
● Mayor productividad: la pérdida de tiempo a la hora de imprimir documentos o la búsqueda de archivos traspapelados han quedado atrás, ya que el formato digital permite solventar conflictos en casos de urgencia.
● Mejor gestión de la información: tanto la categorización como la modificación de documentos es más sencillo cuando todo está en digital.
● Mejor resguardo de la información confidencial: es posible conocer quiénes son los usuarios que acceden a cierta documentación o no, por lo que la iniciativa Paperless permite controlar la confidencialidad, lo que mejora la seguridad de los datos en una empresa.
¿Qué hacer para implementar la iniciativa Paperless?
Paperless ha sido creado por un grupo de profesionales en finanzas y tiene como objetivo cuantificar el consumo de papel antes y tras la aplicación de procesos de distintas índoles, además del ahorro económico y de almacenamiento que supone. Las soluciones son valoradas a la hora de disminuir el uso de papel en el mundo, pero la implantación de Paperless en una empresa requiere de ciertos criterios básicos.
● Digitalización de documentos: todas las facturas, gastos e informes que se generan en una empresa deberán ser convertidos al formato digital.
● Identificar, estudiar, clasificar y organizar la documentación: todos los tipos de documentos deben ser divididos por clase e importancia para poder digitalizarlos en orden.
● Seleccionar herramientas de software adecuadas para la digitalización de documentos: no se trata de escribir manualmente toda la información que está en el papel, ya que existen herramientas que pueden hacer este trabajo de manera automática, pero las empresas deben saber cuál elegir.
● Adaptar los procesos de trabajo en línea: las tareas que eran reportadas de manera física en las organizaciones ahora tendrán que hacerse de forma digital.
● Firmas digitales: todos los documentos deben tener la firma de la persona que los genera, por lo que habrá que digitalizar su firma para darles validez a la hora de ser utilizados.
● Cambiar la cultura de los trabajadores: si los empleados de una organización estaban acostumbrados a trabajar en papel, ahora tendrán que recibir formación para hacer sus actividades en ordenadores, esta es la única manera de implementar la estrategia Paperless.
La iniciativa Paperless tiene el objetivo de disminuir el consumo de papel, algo que repercute en la naturaleza. Por lo tanto, las empresas como Naturgy, que quieren ser amigables con el medioambiente, están optando por su implementación.
